Книга выдачи документов

Форма Книги выдачи документов утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, а также соответствует Приложению № 19 к Основным правилам работы архивов организаций

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

Они регистрируются в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи. 

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

Выданные архивные документы работнику архива для использования в служебных целях оформляются заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, которые визируются руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требованием) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в котором работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения. Документация находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Архивные документы в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

Полученные архивные документы во временное пользование оформляются актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируются в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

Книга выдачи документов имеет графы:

• № п/п
• Дата выдачи
• Фонд №
• Опись №
• Ед. хр. №
• Кому выдано
• Расписка в получении дела
• Дата возврата дела
• Расписка в возвращении дела
• Примечание